Organización y adecuación del archivo inactivo de la secretaria general de la Universidad del Magdalena

Abstract

Describe los proceso de organización del archivo inactivo de la universidad del Magdalena. Para la realización de este trabajo de grado, se hizo uso de un sistema de clasificación de documentos para lo cual se desarrollo un eficiente proceso metodológico aplicando las tablas de códigos, la cuales se asignaron a cada serie documental y se elaboró un manual de códigos para hacer más eficiente y ágil la búsqueda de la información por parte de los potenciales usuarios. Esta organización archivística alfanumérica se hizo en forma consecutiva y ascendente, siguiendo la secuencia lógica de las series documentales. Terminado el trabajo de organización, se almacenó en sus respectivas cajas de archivo inactivo a la cuales se les colocó un rótulo como forma de identificación. Para la automatización del archivo inactivo de Secretaría General, se creó la Base de Datos CDS-WINISIS, para la posterior captura de las respectivas series documentales permitiendole a los funcionarios de la institución una recuperación expedita de los documentos, convirtiendo el archivo en pieza fundamental del engranaje de la Universidad.