Reingeneria del proceso de compras de la empresa SIPOR LTDA

Abstract

El Objetivo de esta investigación consiste en proponer una reingeniería para el proceso de compras, con la finalidad de reducir el tiempo de proceso administrativo y elevar con ello la eficiencia y eficacia del mismo. Actualmente Sipor Ltda está buscando mejorar sus procesos con la finalidad de obtener mayores beneficios. Hoy en día cuenta con nuevas tecnologías que están permitiendo redefinir sus procesos de negocio generando con ello un mayor valor agregado en las actividades realizadas. A través de la tecnología se pueden rediseñar los procesos de compras, aumentado con ello su transparencia y eficiencia. El proceso de compras de Sipor Ltda, está presentando demasiado reproceso en sus actividades; este Proceso consta de muchas actividades repetitivas las cuales hacen que el proceso sea muy lento y tardado. A lo anterior se suma el alto volumen de requisiciones que mensualmente recibe el departamento de compras. El monto aproximado mensual de requisiciones es de 300. Éstas provienen de todos los demás procesos y tienen la misma necesidad de ser atendidas. Otro problema presente dentro del proceso de compras es que por lo regular las personas que realizan las requisiciones no cuentan con una planeación de sus materiales, por lo que continuamente más del 50% de las requisiciones que llegan a compras tiene carácter urgente. Lo anterior produce demasiada tensión al proceso el cual tiene que dar pronta respuesta a las necesidades de sus clientes internos. Además se debe recordar que el proceso de compras tiene que cumplir con los objetivos del departamento. Básicamente lo que todo departamento de compras busca es adquirir bienes y servicios al menor costo posible, de la mejor calidad y en el mejor tiempo de entrega. Debido a los problemas mencionados se hace necesario rediseñar el proceso de compras a través de la tecnología, aumentando la eficiencia y efectividad del proceso. El uso de la tecnología permitirá un mayor flujo de información oportuna entre cliente interno, compras, logrando que se detecte cuáles son las requisiciones con mayor prioridad dependiendo de los tiempos de entrega establecidos por el proveedor; y estos también obtendrán beneficios ya que la empresa le proporcionara información del consumo aproximado de manera anticipada. Esto les permitirá prever su nivel de inventario y reducir de esta forma el problema del efecto del látigo de la demanda.