Implementación de archivo digital de gestión documental para la correspondencia y solicitudes de los estudiantes de la facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad del Magdalena

Abstract

El objetivo general de la investigación es diseñar un archivador de gestión documental digital de fácil manejo y accesibilidad para atender las correspondencias y solicitudes de los estudiantes y así facilitar la labor de la Dirección del Programa de Administración de Empresas de la Universidad del Magdalena en sus actividades cotidianas. Los sistemas de gestión documental y de procesos son trascendentales en el funcionamiento diario de una entidad, pues evita la pérdida de documentos, ahorran costes en la organización y facilita la recuperación de documentos digitales. Según Ponjuan Dante, G. (2005) “la organización de la documentación ha transitado por diferentes etapas. Los archivos se crearon por la necesidad social de conservar determinados documentos y constancia de operaciones y actuaciones, las bibliotecas inicialmente por el placer de conservar documentos contentivos de valiosos conocimientos y experiencias que constituían una fuente de poder para la clase dominante y como fuente para la investigación y el pensamiento, los museos asociados a la necesidad de formar y educar generaciones. Actualmente, la documentación no solo es importante para la gestión de una empresa, sino que también genera impacto en la conservación y producción de conocimientos de las diferentes ciencias de las humanidades, la investigación, entre otros, pues gracias al sistema de gestión documental, optimizan la gestión y el archivo de sus documentos, posibilitándoles la organización, búsqueda y referencia de estos. Para el programa de Administración de Empresas de la facultad de Ciencias Empresariales y Económicas de la Universidad del Magdalena, la gestión documental es esencial para el desarrollo de sus actividades, ya que gran parte de ellas se realizan en función de la correspondencia y documentación recibida. Diariamente, el programa recibe múltiples y variadas solicitudes por parte de los estudiantes las cuales deben ser respondidas con la mayor prontitud; no obstante, las respuestas a estas se juntan con otras funciones de la dependencia y esto combinada con la ardua tarea de búsqueda de precedentes similares que brinden una guía de respuesta, obstaculiza la eficiencia de la planta de personal encargada de este tipo de funciones.