Sistema de información para la administración de los convenios y materiales de estudio del IDEA

Abstract

La investigación tiene como propósito desarrollar un Sistema de Información para la administración de los convenios y materiales de estudio del Instituto de Educación Abierta y a Distancia de la Universidad del Magdalena.

La modalidad de educación a distancia en la Universidad del Magdalena está a cargo del Instituto de Educación Abierta y a Distancia IDEA, esta estrategia educativa ha tenido un crecimiento acelerado en los últimos años y se ha convertido en una importante solución al problema que tienen las poblaciones menos aventajadas de la región caribe para realizar sus estudios superiores. Es necesario entonces que el IDEA responda de forma eficiente ante esta demanda optimizando sus procesos, en especial aquellos que constituyen su columna vertebral como son la gestión de los convenios y la entrega oportuna de los libros a estudiantes y zonales, ya que a través del primero se generan nuevas ofertas y oportunidades de estudios profesionales en territorios apartados de la región y del segundo radica el éxito del proceso de enseñanza del IDEA porque se convierte en autodidáctico. El IDEA a través de la Oficina de Coordinación de Convenios busca ampliar las relaciones interinstitucionales de la Universidad del Magdalena promoviendo los programas ofrecidos por el Instituto y diligenciando otros nuevos, así en aquellos municipios que presenten demanda de algunos programas se gestiona la firma de un convenio. No sólo se firman convenios con las alcaldías y colegios de los municipios los cuales llegan a constituirse en centros zonales, si no con universidades y otras entidades. En los primeros se busca que la alcaldía se comprometa con el sostenimiento de los programas ya sea brindando la infraestructura física que puede ser la de un colegio o cancelando al personal administrativo que se vinculará al zonal, entre otros. Los convenios que se suscriben con entidades se hacen con el objeto de que estas permitan a estudiantes en la modalidad a distancia de la Universidad del Magdalena acceder a sus instalaciones para realizar sus prácticas académicas. Y con las universidades para ampliar la oferta académica de la Universidad del Magdalena con nuevos programas en convenio. Otra dependencia dentro del IDEA es la oficina de Medios Educativos, la cual se encarga de fabricar y distribuir a todos los zonales el material educativo indispensable para que los estudiantes construyan su conocimiento y estén preparados para las sesiones tutoriales. Este proyecto contiene un análisis de los procedimientos que conllevan la administración de convenios y material educativo del IDEA, además del diseño de nuevos modelos que los optimicen. Primero comprende la recopilación de la información utilizada en estos procesos, basada en entrevistas a los usuarios de las oficinas implicadas sobre sus actividades y funciones, además de la cuantificación y clasificación de dicha información. Luego pretende representar el flujo de datos en un modelo funcional que permite identificar los problemas y formular soluciones desde el punto de vista de la sistematización de la información. También se propone un nuevo manejo de la información con una aplicación que pueda llevar un historial con los datos más importantes del material educativo y los convenios, así como el inventario del primero y los aspectos financieros del segundo. Con base a las pruebas busca comprobar que con el desarrollo e implementación de dicha aplicación se contribuye al mejoramiento de los procesos de administración de convenios y materiales educativos del IDEA.