Propuesta integral para la mejora del plan de gestión y control de archivo e implementación del sistema de gestión documental del programa de Administración de Empresas de la Universidad del Magdalena

Abstract

En el presente trabajo de prácticas profesionales Gracias a la experiencia en la dependencia, se identificó el problema de desorganización de los archivos documentales del Programa de Administración de Empresas de la Universidad del Magdalena gracias a la experiencia en la dependencia, lo cual dificulta el fácil acceso a información precedente e indispensable para dar respuesta a solicitudes actuales. Una vez se identificó el problema principal de la dependencia se procedió a evaluar las posibles soluciones y los procedimientos que implicarían la aplicación de estas, de tal manera que el plan de mejoramiento se desarrollara en fases que permitan la organización física y digital de los documentos enviados y recibidos, al igual que la utilización de las herramientas existentes, de tal manera que ayude a la administración, gestión, seguimiento y control de los procesos Académicos Administrativos. En este sentido la propuesta de mejoramiento se divide en tres fases de ejecución, en la primera de ellas se desarrollarán actividades de Depuración, Clasificación y Foliación, en la segunda fase se iniciará con la aplicación y adaptación de la Tabla de Retención Documental según las necesidades particulares del Programa y de esta manera organizar el archivo físico existente. En la tercera fase se desarrollará una herramienta que permita la gestión de la documentación de manera fácil y rápida, permitiendo el acceso rápido a información y en la última fase se procederá a la digitalización de los documentos soportes correspondencia y solicitudes que existan en el archivo físico de tal forma que se cree un archivo digital, dentro de esta última fase también se debe realizar una capacitación al personal de relevo de tal forma que el proceso de gestión documental se realice a cabalidad en el futuro.