Propuesta de manual de procedimientos administrativo de eventos híbridos y/o presenciales en el auditorio RNL para la oficina de protocolo y eventos de la Universidad Sergio Arboleda sede Santa Marta

Abstract

El presente proyecto pretende mejorar significativamente los procedimientos de las actividades que se dan al interior de la oficina de protocolo para asegurar el buen manejo y su correcto funcionamiento; desde la planificación, ejecución hasta el cierre de eventos híbridos y presenciales realizados al interior de las instalaciones de la sede centro exactamente en el Auditorio RNL de la universidad. Al ser una Universidad de alto renombre y con los espacios logísticos suficientemente amplios para un número considerable de asistentes es constantemente utilizada para la realización de grandes y medianos eventos relacionados con la misma institución o por personas externas a ella, por lo anterior la logística que se debe llevar a cabo para cumplir con los estándares de calidad impuestos por la institución y el solicitante, de lo cual el departamento de comunicación y protocolo están a cargo desde el inicio hasta la finalización del mismo. Actualmente no se cuenta con un manual el cual facilite la comprensión de todos los lineamientos necesarios para la organización de eventos, por lo tanto, aumentan las probabilidades de imprevistos y fallas en su ejecución. Por lo tanto, con la ejecución de este proyecto se busca implementar un manual de procedimientos el cual muestre de manera secuencial y detallada cada una de las funciones, tareas operativas y de control de la oficina de protocolo y eventos, en el cual también se pueda definir las funciones y responsabilidades del personal que interviene en la ejecución de un evento y al mismo tiempo estandarizar las actividades realizadas constantemente. Por lo anterior se espera que en los próximos años este manual facilite la comprensión de las tareas a los aprendices de la oficina de protocolo y a su vez, aumente los estándares de calidad del área de Comunicaciones y Protocolo