Organización y adecuación del archivo inactivo de rectoría de la Universidad del Magdalena

Abstract

Describe los procesos de organizar y adecuar el activo de la dependencia de Rectoría de la Universidad del Magdalena, de acuerdo a los parámetros archivisticos establecidos por el Archivo General de la Nación. En la ejecución propiamente del proyecto se hizo una selección de la documentación en grupos homogéneos con el fin de garantizar un orden lógico y preciso de la información, acompañado de un proceso de expurgo y descarte de los documentos, consistente en la acción de leer y releer para determinar su valor legal, histórico Y administrativo determinando el período de conservación, para su respectiva clasificación. Para lograr una mayor conservación de los documentos éstos se depositaron en cajas de archivo inactivo con sus respectivas tapas, cada una numerada y con una relación detallada de la documentación que posee. Toda esta información ha sido automatizada en una base de datos en CDS/WINISIS, mediante la cual se le garantiza la búsqueda efectiva de los documentos de rectoría, para dar como producto final un archivo dinámico acorde a exigencias y necesidades de la Universidad del Magdalena