Optimización del proceso de recepcion y causacion de facturas para incrementar la eficiencia contable en Drummond LTD.

Abstract

La causación de las facturas emitidas a una empresa es un proceso que dependiendo el tipo de empresa se puede realizar a diario y en un gran volumen. Este proceso es muy importante para el reconocimiento de costos, gastos, y cuentas por pagar que tenga la empresa dentro de un periodo, ya que como lo menciona (Amaya, 2019) las causaciones de los gastos son de vital importancia para la compañía y sus estados financieros, estas causaciones se deben realizar con responsabilidad. Los estados financieros de la compañía generan información útil para usuarios internos y externos y para elaborarlos se deben elaborar siempre basados en los principios de contabilidad. Es por eso que en este reporte se realizará la propuesta de mejora enfocada a la optimización del proceso de recepción y causación en el área de cuentas por pagar de Drummond Ltd., una empresa cuya actividad principal es la explotación minera de carbón térmico, que incluye actividades de exploración, producción, transporte y exportación de carbón. Opera en Colombia en los departamentos del Cesar y Magdalena. Es una compañía de naturaleza privada, perteneciente a Drummond Internacional LLC y sus afiliados, con sede principal en Alabama, Estados Unidos. En la cual se ha visualizado la problemática relacionada a la recepción y entrega incompleta de las facturas a los asistentes para el proceso de registro contable, es decir, muchas de ellas son enviadas por los proveedores sin los soportes correspondientes, afectando así el tiempo productivo del equipo de ésta área. En respuesta a esta situación, este trabajo propone la implementación de un plan de optimización del proceso de recepción y causación de facturas con el objetivo de incrementar la eficiencia contable. La propuesta se basa en cinco pilares clave como Estandarización del procedimiento de recepción de facturas, mediante un checklist riguroso para verificar la documentación, Notificación a proveedores, con un formato uniforme que agilice la solicitud de documentos faltantes, Capacitación a proveedores, para garantizar el cumplimiento de los requisitos desde el envío inicial, Acuerdos formales con proveedores, definiendo los impactos por incumplimientos documentales, y la Creación de un buzón digital de soportes, que centralice y facilite el acceso a la documentación complementaria. Esta iniciativa busca no solo mejorar la gestión del tiempo dentro del equipo contable, sino también fortalecer las relaciones con los proveedores al establecer procesos claros y eficientes.