Viabilidad para la creación de una empresa que preste servicios de gestión documental a las empresas del sector salud (puestos de salud, eps, clínicas y hospitales) del D.T.C.H. de Santa Marta

Abstract

Las organizaciones, sin importar su tamaño, su actividad económica, origen del capital, forma jurídica, etc. deben organizar, conservar y almacenar toda la documentación que generan y reciben de forma correcta, de tal manera, que se pueda acceder a la información contenida en cada documento de manera rápida en el momento oportuno; por lo tanto, se puede entender que la actividad archivística es necesaria para cualquier empresa, ya que les permitirá salvaguardar la información y por ende la memoria empresarial, y así evitar inconvenientes a futuro como la pérdida o deterioro de los documentos, de igual forma impide generar retrasos o pérdida de tiempo en la búsqueda de los datos y la información contenida en los documentos de la empresa. Así mismo, llevar a cabo un sistema de gestión documental en una organización reduce los costos de almacenamiento y espacio, por lo cual, no se tendrá papelería arrumada en un sitio específico dentro de la instalaciones de la empresa y se evitará el uso de estantes o archivadores obsoletos y que ocupen gran parte de espacio dentro de las oficinas. Igualmente, se presenten un ahorro considerable de gastos en copias, lo que provoca en ocasiones duplicidad y/o sobreproducción documental y obteniendo como resultado que todas las dependencias de la organización tengan en un su poder el mismo documento y por ende la misma información. De igual forma, un sistema de gestión documental controla el acceso a la información que es confidencial, aplicando las respectivas normas de seguridad para los documentos. Todo lo anterior permite a la empresa que implemente un sistema de gestión documental cumplir con toda la normatividad expedida por los entes que rigen la función archivística.