Propuesta para mejora de la eficiencia del almacenamiento y gestion de información mediante la digitalización de documentos pertenecientes a las oficinas de talento humano de la alcaldia de Pivijay Magdalena

Abstract

El talento humano forma parte fundamental de cualquier entidad pública o privada. Por lo tanto, su eficaz administración incide de manera significativa en los diversos procesos que se generan, mejorando desde la productividad laboral hasta las dinámicas preexistentes en el departamento. Del mismo modo, la gestión de documentos pertenecientes a esta área hace parte importante de la organización y composición de la imagen de la institución al propiciar una serie de beneficios como la reducción de tiempos, costos, entre otros. En este contexto, este informe tiene como fin presentar una oportunidad de cambio de la administración de documentos almacenados en las oficinas de talento humano de la alcaldía de Pivijay Magdalena. Teniendo en cuenta que estas oficinas actualmente tienen como una de sus funciones proveer y atender de forma adecuada las solicitudes de documentos requeridos de forma ágil (preferiblemente) se identificó un problema relacionado con la naturaleza de estos, ya que se encuentran conservados de forma física, ocupando mayor espacio, esfuerzos y espera, de aquí nace la propuesta de mejorar y potenciar la eficiencia al momento de manejar la información ordenando y digitalizando los documento con el fin de preservarlos en software que permitan una mejor protección de los mismos y acceso de forma continua. En este sentido, el presente documento contiene en primer lugar información general de la entidad pública anteriormente mencionada, como aspectos legales, económicos, objeto u razón social, misión y visión. Como tambien desarrollo de la propuesta generando un diagnóstico inicial, seguido de una serie de objetivos, justificación, desarrollando a su vez un plan de acción que indique las rutas a seguir, conclusiones y recomendación desde el punto de vista objetivo como pasante de prácticas universitarias.