Diseño de un plan de acción para la gestión documental de la oficina asesora de planeación de la Alcaldía de Pivijay Magdalena.

Abstract

La información es uno de los recursos más importantes dentro de las organizaciones que les permite desarrollar de forma más eficiente sus actividades cotidianas. Contar con información veraz, precisa y oportuna es uno de los mayores retos que enfrentan cada día las empresas para ser más competitivas, por esto se debe disponer de las herramientas que garanticen el uso y flujo adecuado de ésta dentro de la organización. Los planes de Gestión Documental permiten ordenar, conservar y disponer inmediatamente de la información documentada de forma controlada, disminuyendo el gasto en recursos como papelería, mantenimientos de impresoras, tonners, fotocopias, etc. Además, evita la duplicidad de documentos y el archivo de información innecesaria. Actualmente la oficina asesora de planeación no cuenta con una adecuada gestión documental, por lo tanto no cumple con las directrices en materia de gestión documental y organización de archivo, por consiguiente se genera una problemática, ya que al no contar con estos procesos, lo más probable es que se genere pérdida de tiempo y sobre costos debido a la reproducción y/o solicitud de duplicados de documentos; todo esto es debido al mal manejo que se le está dando a los documentos ; la propuesta está encaminada al diseño de un modelo de gestión documental para esta área, con el fin de dar un orden a los procesos archivísticos contemplado bajo la normatividad planteada por el archivo general de la nación. Debido a las reglamentaciones establecidas por la ley que en donde se regula la gestión documental y organización del archivo, en su normatividad archivística hace referencia a la adecuada conservación y tratamiento de la documentación que se genera en las organizaciones, estas reglamentaciones cobran importancia ya que muchas entidades se han visto involucradas en situaciones de tipo legal al no contar con los soportes documentales que justifiquen las operaciones que fueron realizadas. Es por esto que se requiere diseñar un plan de acción para la gestión documental, con el fin de fortalecer la parte interna de la oficina, con eficiencia, calidad y competitividad, evitando pérdida de documentos y permitiendo el cumplimiento de la normatividad en cuanto al archivo de documentos como soporte de las operaciones.