Propuesta de una herramienta digital para la verificación de PECOS y facturas en la empresa ALTIPAL

Abstract

Este trabajo de grado se centra en el desarrollo y la implementación de una herramienta digital para optimizar la verificación de facturas y pedidos de compra en Altipal. El objetivo principal es reducir errores y mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios en los Centros de Distribución (CEDIS). El proyecto se estructuró en cuatro fases: 1. Investigación de Necesidades: Se realizó una exhaustiva investigación mediante encuestas a diversos colaboradores de Altipal, quienes identificaron las principales dificultades en la verificación de facturas y pedidos de compra. Entre las necesidades destacadas se encuentran la dificultad para relacionar las referencias de la factura con las de la PECO y el tiempo limitado para realizar estas tareas manualmente, especialmente en facturas extensas. 2. Validación y Verificación: En esta fase, se llevó a cabo una encuesta a los coordinadores de abastecimiento para validar y verificar la pertinencia de la herramienta. Los resultados mostraron que el 100% de los encuestados consideraron que la devolución de un pedido completo tendría un impacto significativo en la gestión eficiente del inventario. Además, se identificaron problemas como retrasos en la disponibilidad de productos, pérdidas de ventas y desajustes en las cantidades de stock. 3. Estructuración de la Herramienta: Se diseñó y desarrolló un prototipo de la herramienta, priorizando las funcionalidades esenciales. Se analizó el proceso actual de verificación, identificando que los errores surgen principalmente al transcribir precios y al relacionar referencias manualmente. La herramienta automatiza este proceso utilizando códigos comunes (SKU, NEA) para relacionar referencias y proporciona un espacio para comparar cantidades, impuestos y descuentos. 4. Socialización del Prototipo: Se realizó una reunión con el jefe de planeación y las practicantes para explicar el funcionamiento y los beneficios de la herramienta. Se entregó la herramienta a las practicantes junto con una guía detallada para su uso, asegurando una transición fluida hacia el nuevo sistema. La implementación de esta herramienta digital en Altipal promete mejorar significativamente la precisión y eficiencia en la verificación de facturas y pedidos de compra, optimizando así la gestión de inventarios en los CEDIS. Agradezco a la empresa Altipal, a mi tutor Carlos Posada Valdés, a mi tutor universitario José Luis Lobo, y a todos los colaboradores que hicieron posible este proyecto, especialmente considerando que las prácticas se realizaron de forma remota.