Diseño de un asistente robotizado de procesos RPA gestor de citas

Abstract

El presente proyecto, titulado “Asistente robotizado de procesos (RPA) Gestor de citas”, es propuesto por el estudiante de Ingeniería Industrial en formación Andrés David Oliveros Mendoza. Este proyecto surge como una respuesta a las necesidades de GC Foods, una empresa dedicada a la producción y distribución de alimentos de alta calidad, enfocada en la satisfacción y bienestar de sus clientes. Con una infraestructura moderna y eficiente, GC Foods se compromete a ofrecer productos innovadores y nutritivos, elaborados bajo los más estrictos estándares de calidad y seguridad alimentaria. Su equipo de profesionales altamente calificados trabaja con pasión y dedicación para cumplir con las expectativas del mercado, promoviendo una alimentación saludable y sostenible, y contribuyendo al desarrollo económico y social de la región. El proyecto consiste en desarrollar e implementar un asistente robotizado que, mediante algoritmos y scripts, une herramientas digitales y lenguajes de programación para cumplir con eficiencia la tarea, puede diligenciar una cantidad masiva de correos para cumplir con las notificaciones pertinentes de clientes y proveedores. Este asistente automatiza la programación, confirmación y coordinación de citas, lo que reduce significativamente la carga administrativa y minimiza los errores humanos. Además, mejora la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente al asegurar una comunicación rápida y precisa. La empresa se fundó como una filial dedicada a ofrecer servicios logísticos al grupo para sistemas de cross-docking, aprovechando su ubicación estratégica dentro de una zona franca. Ofrece beneficios, como la exención rápida de IVA y aranceles, y la motivación para generar empleo. Sin embargo, también obliga a mantener una confiabilidad de inventario del 100% y a manifestar mediante formularios de movimientos de mercancía todo lo que entra y sale de la zona franca ante la DIAN. Llevando a numerosos reprocesos, demoras y responsabilidades con nuestros clientes y proveedores, ya que estos últimos deben manifestar la venta de insumos sin IVA. Se propuso usar un asistente flexible capaz de apoyar en algunas tareas que nacen de la naturaleza del proceso. Este asistente funciona bajo unos principios establecidos y es fácilmente modificable para apoyar en cualquier tarea repetitiva. La expectativa es que los objetivos del proyecto sean cumplidos satisfactoriamente, logrando una notable mejora en la eficiencia y coordinación en la gestión de citas. La integración del sistema RPA con las plataformas existentes ha optimizado los recursos y liberado a los empleados de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en actividades más estratégicas. La implementación de este asistente no solo ha de mejorar la operatividad diaria de GC Foods, sino que también ha contribuido al desarrollo sostenible y al crecimiento continuo de la empresa. Estas expectativas eran ambiciosas, buscando no solo resolver las ineficiencias actuales en la gestión de citas, sino también establecer un precedente en la adopción de tecnologías avanzadas para la automatización de procesos en la industria alimentaria. Se esperaba que el asistente robotizado mejorará la precisión y la velocidad de las operaciones administrativas, redujera costos operativos y aumentará la satisfacción de clientes y proveedores mediante una comunicación más eficaz y oportuna. Además, se proyectaba que esta solución pudiera ser escalable y adaptable para futuros desafíos tecnológicos y de mercado que enfrentara la empresa.