Propuesta de diseño e implementación de una herramienta para el control y seguimiento en los tiempos de entrega de las solicitudes de certificados contractuales que apoya el Grupo Interno de Contratación

Abstract

En la actualidad, dentro del entorno empresarial, la competencia y las condiciones del mercado obligan a las organizaciones a estar en constante búsqueda de nuevas tecnologías, con el fin de mejorar su eficiencia operativa y mantener su competitividad. “La competitividad en el ámbito empresarial se ve reflejada a través de distintos elementos tales como la diferenciación y calidad del producto o servicio, tiempos de entrega y mayor eficiencia que sus competidores dentro de sus procesos internos” (Almanza, Calderón & Vargas, 2020). La universidad del Magdalena es una Institución de Educación Superior pública Acreditada por Alta Calidad por el Ministerio de Educación Nacional y cuenta con un “Sistema de Gestión basado en los estándares [ISO 9001], (2015). Que es verificado por medio de auditorías internas/externas donde se comprueba su buen funcionamiento dentro de la organización. Sin embargo, durante el proceso de una de auditoría interna que se realizó el mes de octubre del 2023 se evidenció el incumplimiento en los tiempos de entrega de los certificados contractuales según lo establecido en el CO-I01 “Instructivo solicitud de certificaciones contractuales.” Que se encuentra en el COGUI+, lo que demuestra una falta de control por medio de los responsables del proceso para darle cumplimiento a las solicitudes. Teniendo en cuenta esto, es importante el uso de una herramienta que permita estandarizar el proceso, analizar el estado actual y con esto tomar decisiones que conlleven a beneficios en la organización. Además de esto, el proyecto traerá beneficios a nivel administrativo y organizacional, puesto que las personas que estaban antes encargadas de hacer este proceso de manera manual, podrán dedicarse a realizar otras labores, puesto que esta herramienta ayudara a tener una mejor planeación y control de las solicitudes. Con esto mitigar las no conformidades, evitar pérdidas, generar ahorro y sobre todo lograr ser más competitivo, entregando productos de mejor calidad que permita lograr una mejora continua.