Plan de mejoramiento a la gestión documental del proyecto TIC de la empresa GREMCA S.A

Abstract

Presentación: GREMCA S.A. es una compañía agroindustrial colombiana, líder en la producción de aceite de palma y productos relacionados, con más de 30 años de historia. La empresa ha enfrentado problemas significativos en la gestión documental del proyecto TIC, debido a la dispersión y desorganización de la información, lo que ha dificultado la colaboración entre equipos y la toma de decisiones informadas​​.

Objetivo del Informe: El objetivo general del informe es diseñar una propuesta de mejora para la gestión documental del proyecto TIC de GREMCA S.A. Los objetivos específicos incluyen realizar un diagnóstico de la gestión documental actual, establecer estrategias y acciones de mejora basadas en el diagnóstico, y proponer un plan de acción para optimizar la gestión documental​​.

Justificación: La deficiencia en la organización documental es un problema común en las empresas, afectando la ejecución normal y los procesos internos y externos. En GREMCA S.A., esta deficiencia ha causado la pérdida de información crucial y la generación de confusiones y retrasos en las tareas y procesos del proyecto TIC​​.

Propuesta de Mejora: La propuesta integral desarrollada busca abordar los desafíos actuales y mejorar la eficiencia, precisión y trazabilidad de la información en el proyecto TIC. Se centra en identificar áreas de mejora, establecer estrategias y acciones específicas, y elaborar un plan de acción detallado​​.

Plan de Acción:

Estandarización de la Gestión Documental:

Desarrollar un manual para la creación y organización de documentos.

Capacitar al personal sobre la importancia de la estandarización y su aplicación en el trabajo​​.

Actualización Tecnológica:

Evaluar y seleccionar una nueva herramienta de gestión documental más eficiente y moderna​​.

Mejora de los Procesos de Revisión y Aprobación:

Establecer un flujo de trabajo claro y automatizado para la revisión y aprobación de documentos.

Implementar un sistema de gestión de documentos en línea con funciones de seguimiento y notificación​​.

Conclusión: El informe concluye que la colaboración interdepartamental y el compromiso de la alta dirección son cruciales para el éxito de las iniciativas de gestión documental. La propuesta busca mejorar la eficiencia operativa y la productividad del proyecto TIC de GREMCA S.A. mediante una gestión documental optimizada y eficaz​