Implementación de un sistema de gestión documental estandarizado para la centralización de los procesos en el área de contratación de la Vicerrectoría de Extensión y Proyección Social

Abstract

Esta propuesta de mejora se centra en implementar un sistema de gestión documental estandarizado y centralizado en el Área de Contratación de la Vicerrectoría de Extensión y Proyección Social de la Universidad del Magdalena. Durante las prácticas, se identificó que la falta de estandarización y centralización en la gestión documental ha generado problemas de pérdida de información, errores en registros y demoras en los procesos de contratación. A través de un diagnóstico detallado, se observó que la exclusividad de acceso al repositorio OneDrive limita la participación de otras áreas clave como el equipo jurídico, y que la estructura de archivo actual carece de un formato uniforme, lo cual dificulta la búsqueda y recuperación de documentos. Para abordar estos problemas, la propuesta incluye la creación de un sistema centralizado en OneDrive, accesible a todos los equipos implicados, lo que permitiría una actualización en tiempo real y una mejor coordinación de los procesos. También se establecerán estándares claros para la gestión de documentos mediante un manual interno de estandarización que garantice uniformidad en el registro y archivo de los documentos, Además de una guía didáctica que detalle la estructura de archivo de la VEX en OneDrive y, por último, un instructivo con conocimiento básicos para la correcta gestión de la nube. Asimismo, se prevé capacitar a los colaboradores para asegurar el uso correcto de este nuevo sistema y facilitar una transición fluida. La propuesta tiene como objetivo consolidar toda la documentación en un repositorio centralizado, estandarizar el proceso de gestión documental y capacitar al personal involucrado. Se espera que la implementación del sistema mejore significativamente la eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo en el área de contratación, superando los problemas de descentralización y asegurando una mejor preparación ante posibles aumentos en la carga de trabajo en el futuro.