Propuesta de mejora en el proceso de gestión documental como apoyo a una futura implementación de un SIG en El Roble Agrícola S.A

Abstract

El presente trabajo se concentrará en la parte documental y de archivo de El Roble Agrícola S.A , a raíz de algunos problemas en encontrar documentos de trabajadores que podrían incurrir en posteriores demandas contra la empresa , se optó por mejorar el orden en la parte de archivo, para encontrar los documentos de las diferentes áreas de la empresa con más facilidad, reduciendo tiempos en búsqueda de los mismos y llevando la trazabilidad y conteo de ellos . se buscará aplicar esta gestión documental con el objetivo de tener control sobre los documentos que se vayan generando en la empresa y que al dirigirse hacia el archivo sea fácil su ubicación, para ello se utilizará como guía la ISO 15489 que trata sobre la gestión documental , además de acuerdos , resoluciones o leyes proferidas por el AGN ( archivo general de la nación ) para su posterior aplicación y manejo. Para todo esto necesitamos tener unos principios claves que nos ayudaran a formular y aplicar la norma en cuestión, estos principios son: Clasificación: en este principio se enfocará el proceso a observar que y cuantos documentos produce cada una de las dependencias o áreas pertenecientes a la empresa , eso con el fin de organizar la documentación y saber qué es lo que se está manejando y en que cantidades serán dirigidas hacia el archivo. Ordenación: Todos los archivos recibidos por las diferentes dependencias serán foliados e identificados para su posterior almacenamiento. Descripción: En cada carpeta o caja se describirá cuál es su contenido , relacionando la serie y subserie de la misma , es decir , de que área o dependencia de la empresa proviene y que tipo de documento es.