Digitalización para la eficiencia y la sostenibilidad empresarial

Abstract

Este trabajo de grado se desarrolló en la empresa Federica S.A.S., dedicada a la producción y exportación de banano en Santa Marta, Magdalena, con el propósito de diseñar e implementar una propuesta de digitalización documental que permitiera optimizar la gestión administrativa, reducir costos operativos y contribuir a la sostenibilidad ambiental de la organización. El proyecto se originó ante la problemática detectada en la empresa, caracterizada por una alta dependencia de documentos físicos en procesos de trazabilidad de exportaciones, lo que generaba ineficiencias, riesgos de pérdida de información y un consumo elevado de papel.

La metodología empleada se estructuró en cuatro etapas: diagnóstico del estado actual, creación de plantillas digitales, capacitación al personal y puesta en marcha del sistema digitalizado. Inicialmente, se identificaron las falencias y riesgos asociados al manejo manual de documentos. Posteriormente, se diseñaron plantillas digitales en formato Excel y PDF para registrar las inspecciones de contenedores y tractocamiones, y se capacitó al personal responsable en su uso. Finalmente, se implementó la digitalización de los registros, integrando los documentos a una base de datos centralizada.

Entre los resultados obtenidos se destaca una mejora significativa en la organización y acceso a la información, reducción de los tiempos de consulta, disminución considerable en el uso de papel y liberación de espacio físico en las instalaciones. Además, se favoreció la toma de decisiones oportunas y se fortaleció la capacidad de respuesta ante auditorías y eventualidades en los procesos logísticos. El proyecto contribuyó a la sostenibilidad ambiental de la empresa al disminuir su impacto ecológico asociado al consumo de papel y estableció un precedente para la expansión de la digitalización a otras áreas organizacionales.

Se concluye que la digitalización documental no solo optimiza la eficiencia operativa y administrativa, sino que también mejora la competitividad y la responsabilidad ambiental de las empresas del sector agrícola exportador. Como recomendaciones, se sugiere extender el sistema digital a otras áreas, realizar capacitaciones continuas, establecer protocolos de respaldo de información y promover una cultura organizacional orientada a la innovación tecnológica y sostenibilidad.