Rediseño del procedimiento de consultas documentales, del proceso de gestión documental en la Universidad Del Magdalena

Abstract

El presente estudio, abarca todo el proceso de Gestión Documental de la Universidad del Magdalena, y su área de estudio se concentra en las actividades referentes a las consultas documentales desarrolladas en la oficina del Grupo De Archivo Y Correspondencia, y el Archivo Central de la Universidad, se propone un procedimiento de consulta documental, a fin de disminuir los tiempos de proceso, tramitados por el Grupo de Archivo y Correspondencia; estandarizando las solicitudes de documentos por criterio de búsqueda y garantizando que todas las solicitudes se resuelvan dentro de un intervalo de tiempo coherente con la naturaleza de cada requerimiento. Diagnosticando la situación actual del proceso de gestión documental respecto al servicio de consulta documental. Definiendo los criterios de búsqueda y estandarizar los tiempos de cada tipo de consulta, a fin de determinar un límite de tiempo para cada fase de la prestación del servicio. Proponiendo un sistema de control que garantice la prestación del servicio oportunamente, reduciendo las demoras en las respuestas a las solicitudes, facilitando la ubicación en tiempo real de cada unidad documental dentro del servicio de consulta documental.