Implementación de microsoft access para el control, manejo y almacenamiento de gastos junto a la sistematización de la bitácora de actividades en el consorcio acinza, como informe de prácticas profesionales de ingeniería civil como opción de grado

Abstract

Los representantes del consorcio AC INZA son ingenieros con 10 años de experiencia en la licitación pública, anualmente ejecutan proyectos con la gobernación del Cauca, donde, varios de ellos se llevan acabo de manera conjunta. En la ejecución de estos proyectos se generan gastos diarios a razón de compra de materiales y equipos, gastos por nóminas de trabajadores, pagos de salarios a empleados, gastos por transporte, pagos de impuestos, pagos a para fiscales, entre otros. Estos gastos se registran mediante facturas que posteriormente se almacenan en carpetas físicas correspondientes a cada obra.

La consulta de información de gastos mediante registros de facturas almacenadas en carpetas físicas genera una limitación al momento de hacer uso de información específica, ya que, este proceso no permite consultar de manera rápida y eficiente los gastos globales actualizados para cada una de las obras en ejecución.

Dando solución a esta problemática se optó por crear una base de datos que pueda almacenar los registros de los gastos de manera automatizada. Con estos registros en sistema poder realizar múltiples filtros para obtener información específica como, por ejemplo, los gatos totales por obra o gastos por cada uno de los grupos mencionados con anterioridad. Visto desde otro modo, el registro de estos gastos en la base de datos brindará información referente a proveedores, costos de materiales, herramientas y equipos.

La base de datos además permitirá gestionar el pago de impuestos, concediendo el control sobre las retenciones de fuente que generan algunos gastos, para posteriormente reportarlos ante el Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en periodos bimestrales.

Por otra parte, continuando con la misma idea de la base de datos, se optó por sistematizar la bitácora, en la cual se pueda almacenar información de cada una de las obras, información correspondiente a: personal laborando, el clima, actividades en ejecución, las observaciones, entre otros. De este modo tener un control agrupado de cada una de las obras y por cada uno de los Ingenieros integrantes del consorcio.