Mejora de la eficiencia operativa mediante la estructuración organizacional y la documentación de procesos y procedimientos en la gerencia de infraestructura de la alcaldía de Santa Marta

Abstract

En el contexto actual de cambio y exigencia en la gestión pública, la eficiencia operativa se vuelve un pilar clave para͏ alcanzar los objetivos de una institución. Debido a que los recursos son limitados y la demanda de servicios es creciente, las instituciones se ven obligadas a optimizar sus procesos y a maximizar el impacto de su trabajo. La Gerencia de Infraestructura de la Alcaldía de Santa Marta, responsable del apoyo a la planificación y ejecución de proyectos que abarcan el mantenimiento, mejoramiento y construcción de obras de infraestructura física en el Distrito, no es ajena a esta realidad. En este caso, la mejora de la eficiencia operativa es un objetivo prioritario para garantizar que los proyectos se completen a tiempo y con la calidad esperada, y los ciudadanos reciban las ventajas de una gestión pública eficiente y transparente. El presente informe de prácticas se enfoca en la mejora de la eficiencia operativa en la Gerencia de Infraestructura a través de dos herramientas fundamentales: la estructuración organizacional y la documentación de procesos y procedimientos. Estas metodologías junto con la ISO 9001:2015, son reconocidas por su capacidad para optimizar la gestión y el funcionamiento de las organizaciones, y son una solución integral para manejar los retos que enfrenta la Gerencia en materia de eficiencia. La estructuración organizacional define claramente los roles, responsabilidades y líneas de autoridad dentro de la Gerencia, permitiendo establecer una base sólida para la coordinación, la comunicación y la toma de decisiones. Al mismo tiempo, la documentación de procesos y procedimientos, al registrar de manera detallada y accesible las actividades que se llevan a cabo en la Gerencia, facilita la estandarización, la mejora continua y la capacitación del personal. El alcance de este proyecto abarca todas las áreas funcionales de la empresa, con un enfoque particular en aquellos procesos críticos que tienen un impacto directo en la eficiencia operativa y se espera que la implementación de estas propuestas genere mejoras medibles en estos ámbitos. Este informe se estructura en varias secciones que integran el diagnóstico inicial, un análisis en profundidad, la elaboración de soluciones y la validación y socialización de estas ante los miembros de la Gerencia. En la sección final del informe, se detallarán las conclusiones obtenidas a partir de la observación y el análisis de la practicante, contrastadas y enriquecidas con la retroalimentación de la alta dirección de la Gerencia. Estas conclusiones no solo buscan resumir los hallazgos, sino también ofrecer recomendaciones prácticas y viables para la aplicación de las propuestas.