Implementación de un sistema complementario de gestión documental de proyectos mediante la creación de una ficha técnica enlazada a una base de datos en Excel para GECONCIVIL S.A.S.

Abstract

El informe presenta la implementación de un sistema complementario de gestión documental para la empresa GECONCIVIL S.A.S., orientado a mejorar la organización y consulta de documentos administrativos relacionados con sus proyectos de ingeniería civil. La solución consiste en una ficha técnica automatizada en Excel, enlazada a una base de datos que permite registrar, buscar, actualizar y eliminar información de manera ágil. Esta herramienta complementa el sistema de almacenamiento en la nube ya existente, resolviendo problemas como la pérdida de trazabilidad, duplicidad de esfuerzos y demoras en el acceso a documentos clave. El proyecto fue desarrollado en fases que incluyeron diagnóstico, diseño, automatización y validación del sistema, logrando una herramienta funcional, de bajo costo y fácil adopción. Se plantea además su futura mejora mediante automatización avanzada, alertas automáticas, ampliación del contenido técnico gestionado y capacitación al personal para garantizar un uso eficiente y sostenido.